Microsoft Excel – taulukkolaskentaa ja sisällöntuotantoa

Kenelle tämä artikkeli on tarkoitettu?

Tämä artikkeli on tarkoitettu opettajille ja henkilöstölle avuksi saamaan ideoita Excelin avulla rikastamaan omaa työtään ja saamaan ideoita sen monipuolisesta käytöstä. Tämä sopii myös idea lähteeksi opiskelijoille.

Mikä on Microsoft Excel?

Microsoft Excel on maailman yleisin taulukkolaskentaohjelma normaalissa toimistokäytössä. Ohjelma on suunniteltu toteuttamaan kaikki toimistotyössä tarvittavat laskentaa ja tilastointia vaativat tehtävät. Ohjelmalla on kätevä tehdä kuvaajia ja taulukoita ja niiden jakaminen Microsoftin pilvipalvelussa on nopeaa ja kätevää.  Valmiiden pohjien ja mallien avulla käyttäjä voi rakentaa monipuolisia kuvia ja diagrammeja ja liittää ne osaksi muita Office 365 tuotteita, kuten Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Sway ja Microsoft Teams.

Luovasti laskemisen tukena ja laskimena

Microsoft Excelin ehkä yleisin käyttö opetuksessa ja työssä on käyttää sitä laskimen ja laskennan tukena. Varsinkin opetuksessa Microsoft Excelin etu tulee siinä, että opisklejan rakentaessa laskutoimituksia vaihe vaiheelta, opiskelija joutuu miettimään laskulogiikan ja syy-seuraussuhteet tarkasti. Tämä auttaa monia ymmärtämään laskemista ja laskuja paremmin ja se voi tehostaa oppimista.

Toinen ehdoton hyöty on muokattavuus eli laskuissa tapahtuvia virheitä on helpompi jäljittää ja muokata. Valmit laskufunktiot toisaalta myös auttavat laskemaan asiat nopeammin ja luotettavammin, kuin ne näppäiltäisiin vaihevaiheelta laskimeen, joissa monissa virheen korjaaminen vaatii aloittamista alusta, jos käytössä ei ole graafista funktiolaskinta.

Micosoft Excel toimii myös loistavana funktiolaskimen korvaajana, sillä siihen on luonnollisempaa ja helpompaa täyttää ja muodostaa taulukoita, tilastoja ja aineistoja. Tämä toisaalta on myös hyvä siitä, että varsinkin tilastojen, taulukoiden ja kuvaajien opettamiseen Excel on verraton työväline opettamiseen. Pelkästään taulukon tekeminen itsessään ilman laskutoimintoja auttaa usein opiskelijat ymmärtämään taulukoiden rakennetta paremmin.

Grafiikkaa muiden ohjelmien kuviksi

Yksi suosituimmista tavoista opiskelijoille ja opettajille on käyttää Microsoft Exceliä tuottamaan aineistoista kuvia eri dokumentteihin. Mikäli halutaan hyvännäköisiä ja siistejä diagrammeja esimerkiksi raporttiin. Microsoft Wordiin tai esimerkiksi ryhmätöihin, kannattaa opiskelijoita rohkaista tekemään kuvaajat ja diagrammit Excelillä. Kuvaajasta tulee elementti, joka on helppo kopioi ja liitä tekniikalla liittää lähes mihin tahansa alustalle.

Monissa ammattialoissa tiedot laitteilta ja analysaattoreilta tulevat taulukkomuodossa. Tällöin moni ala sisältää jo opetuksessa Microsoft Excelin opettamista. Datan käsittelyyn valmiit funktiot ja kuvaajatyökalut antavat verrattoman työkalun opetella datan tulkintaa. Yksi esimerkki on esimerkiksi laborantin-tutkinto, jossa laitteilla olevaa dataa tulkitaan ja niistä muodostetaan kuvaajat joiden avulla tehdään tulkinnat ja perustelut. Usein juuri Excelillä tehdyt kuvat ovat perustelu johtopäätöksille.

Hallinnossa myös Exceliä on helppo käyttää datan keräämiseen ja muodostaa siitä tulkintaa helpottavia kuvaajia. Hyvin suunniteltuna ja helposti täytettävänä versiona Excel toimii mitä mainioimmin erilaisten töiden hallintaan ja projektien seurantaan. yhdistettynä esimerkiksi Microsoft Planneriin, saadaan aivan verraton projektityökalu.

Makroilla ja elementeillä uutta ulottuvuutta tehtäviin

Makroilla ja eri elementeillä voi luoda tehtäviin välivaiheita ja ominaisuuksia, joilla voi luoda kokonaisia harjoitussarjoja ja itse tarkastuvia tehtäviä. Tämä tosin vaatii edistyneempää tekniikkaa ja harjoitusta makrojen ja lomakkeiden käyttöön. Tähän suositellaan käytettävän aikaa ja siihen käytetty aika palkitsee itsensä takaisin nopeasti. Useimmiten haaste opettajilla on toki ajan rajallisuus. Makrot ja lomakkeet ovat eleisempiä hallinnossa ja esimerkiksi Omnian vuosityöajanseuranta hyödyntää niitä.

Microsoft Excel + Microsoft Teams = Yhteistyötä

Microsoft Excel on täysin yhteensopiva Microsoft Teams kanssa. Tämä mahdollistaa tehtävien antamisen Teams Educationissa/Classissa Excel muodossa. Toisaalta yhteiskäyttöiset Excelit tehostavat työntekemistä ja antavat aivan uuden ulottovuuden yhteistoiminnallisiin menetelmiin, projektitöihin ja ryhmätöihin. Esimerkiksi Omniassa NY-toiminnassa on käytetty Exceliä Teamssissä kirjanpitoon.

Yhteiskäytöstä on esimerkiksi hyötyä, kun työstetään isoa projektia, joissa on eri työvaiheiden sisällä olevia työlistoja, kuten esimerkiksi jos pitää käydä lista lähteitä läpi yhdessä. Tällöin luomalla Excel taulukon, jokainen voi käydä kuittaamassa ja täydentämässä tiedot, kun joku listan asioista on tehty. Tämän listan voi liittää Excel dokumenttina vaikka Microsoft Planneriin, jolloin se voi kuulua esimerkiksi tehtävän "lähteiden tarkastus" alle.

Teknisiä ohjeita ja tuki

Teknistä tukea ohjelmistoon liittyen voi kysyä aina Omnian HelpDeskistä.

Microsoftin omat tuki-sivut tarjoavat mainion alustan ohjelman opetteluun.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.